Exportar tu colección a Excel

La exportación convierte una colección en una hoja de cálculo de Excel: una fila por objeto, una columna por campo. Está incluida a partir de la suscripción Plus, y se lanza desde el icono de Excel de la colección, pestaña Exportar.

Algunas columnas están siempre: el nombre, el número de serie, la descripción, la posesión y la rareza. Las demás solo aparecen si al menos un objeto de la colección las rellena. Una colección en la que ningún objeto tiene precio de compra no tendrá columna Precio, y una colección de vinilos en la que rellenaste el artista y el sello tendrá esas 2 columnas, sin las decenas de campos vacíos de las demás categorías. El archivo se parece así a tu manera de catalogar, no al formulario completo.

Los valores se escriben con palabras, en el idioma del sitio en el momento de exportar: «Adquiridos» en lugar de un código, «Poco usado» para el estado, «Super raro» para la rareza. La valoración es un simple número, sin estrellas. Las fechas van en formato día/mes/año, y el precio de compra lleva su moneda en la misma casilla, como «12.50 €».

Esta última elección tiene una consecuencia que conviene conocer si piensas hacer cálculos. Una fecha o un precio escritos así son texto para Excel, no números: una suma sobre la columna Precio dará 0, y ordenar una columna de fechas las colocará por orden alfabético, el 2 de marzo antes que el 15 de enero. Para calcular, convierte primero la columna, por ejemplo sustituyendo «€» por nada y pasándola después a formato número.

El archivo no contiene las imágenes. Una hoja de cálculo no puede llevarlas de forma útil, y tus fotos se quedan en MyCataLog, conservadas tal como las enviaste.

El archivo se vuelve a importar tal cual, porque sus encabezados y sus valores son exactamente los que la importación reconoce. Eso te permite pasar una colección a otra nueva, o corregir una columna entera en Excel antes de volver a importarla. El detalle está en la guía Importar tu colección desde una hoja de cálculo Excel o CSV.

Al exportar, se te proponen varias opciones: con los filtros y el orden aplicados, solo con los filtros, solo con el orden, o la colección completa, sin filtros ni orden. La primera viene marcada por defecto.

Los filtros que se aplican son los que guardaste en la colección: posesión, estado, rareza, valoración, precio de compra, fechas. Eso es lo que convierte la exportación en una herramienta de selección, y no solo de copia de seguridad. Filtra la posesión en «Pronto en posesión» y obtienes tu lista de pedidos en curso, lista para enviar o imprimir. Filtra el estado en «Dañado» y tienes la lista de objetos que hay que restaurar. Filtra por una rareza y obtienes un inventario de tus piezas más valiosas, sin el resto.

El orden sigue el mismo principio, y los órdenes encadenados se respetan en su secuencia: ordenar por rareza descendente y después por valoración produce un archivo ordenado exactamente igual en pantalla y en Excel. Sin orden, los objetos salen del más reciente al más antiguo.

Hay un ajuste que no se aplica: la barra de búsqueda. Si escribiste una palabra para encontrar un objeto, la exportación la ignora y exporta solo según tus filtros. Para aislar una serie de objetos en un archivo, usa un filtro en lugar de la búsqueda.

Piensa también en lo que quieres conservar antes de elegir. Una exportación filtrada es un extracto: es perfecta para una lista que compartir, pero no sustituye a una copia completa. Si tu objetivo es conservar tu trabajo, elige la colección completa, sin filtros ni orden, para no dejar nada fuera sin darte cuenta.

Por último, la exportación abarca una colección cada vez. Si tienes varias, cada una genera su propio archivo.

El día que tengas que declarar un siniestro, te pedirán que demuestres lo que tenías y lo que valía. Es justo el momento en que uno lamenta no haber hecho la lista, y la exportación te da una base sólida en unos segundos. Eso sí, hay que saber lo que contiene y lo que no.

Lo que aporta: el nombre de cada objeto, su descripción, su número de serie, su estado, su fecha de adquisición y su precio de compra con su moneda. Son los elementos que demuestran que un objeto existe y que te pertenece, y los más pesados de reconstruir de memoria a posteriori.

Lo que no aporta, y que tienes que completar tú. Primero, las fotos, que no están en el archivo: se quedan en MyCataLog, y a menudo son ellas las que convencen. Después, el valor actual. El archivo da el precio de compra, que no es el valor de reposición: un vinilo comprado por 15 € hace 20 años puede valer mucho más hoy, y una figura comprada a precio completo mucho menos. Añade una columna de valor estimado en la hoja exportada, anotando de dónde sale cada estimación.

Para un inventario del seguro, filtra primero los objetos que realmente tienes. El campo Posesión también sirve para llevar una lista de deseos y un seguimiento de pedidos: un objeto «Sin posesión» no pinta nada en una declaración. Filtra en «En posesión», exporta con ese filtro y ordena por precio de compra descendente para que los objetos que más cuentan queden al principio de la lista.

Ten en cuenta la fecha. Un inventario solo vale en la fecha en que se hizo. El archivo ya lleva la fecha del día en su nombre: vuelve a exportar después de cada tanda de adquisiciones importantes en lugar de hacerlo una vez para siempre.

Por último, este inventario no sustituye a las condiciones de tu póliza. Los objetos de colección a veces tienen garantías específicas, con sus propios límites y justificantes. El archivo te da la lista, y es tu aseguradora quien debe decirte qué espera de ella.

Tu catálogo representa horas de trabajo. La exportación es la forma de guardar una copia fuera de la aplicación, en un formato que cualquier hoja de cálculo seguirá abriendo dentro de muchos años.

El momento de exportar no es «algún día». Es después de una buena sesión de registro, después de una importación, o antes de una edición múltiple que no tienes claro querer conservar. La edición múltiple es irreversible: una exportación justo antes te deja al menos constancia de los valores originales.

El archivo descargado lleva el nombre de la colección y la fecha del día, seguidos del ajuste aplicado: «Vinilos de jazz - 2026-10-09 - (filtrado).xlsx». La fecha se escribe año, mes, día, así que una carpeta ordenada por nombre coloca tus exportaciones de la más antigua a la más reciente. La mención entre paréntesis importa igual: un archivo marcado «filtrado» es un extracto, y solo un archivo sin mención contiene toda la colección. Guarda estos archivos en una carpeta con copia de seguridad o sincronizada, y conserva varias generaciones en lugar de sobrescribir la anterior.

Un detalle sobre las cuotas. Si tu suscripción cambió y algunos objetos superan el límite de tu plan actual, esos objetos quedan fuera de la exportación, igual que están bloqueados en pantalla. Una hoja de cálculo no puede mostrar un objeto bloqueado: su ausencia sería invisible. Por eso MyCataLog te avisa antes de generar el archivo, indicando cuántos objetos faltarán, y tú decides si exportar igualmente.

Quedan las fotos, que el archivo no contiene. Una copia completa de tu trabajo es la hoja de cálculo para los datos, y tus fotos originales para las imágenes. Si las haces con el móvil, guárdalas también en tu propia fototeca, junto al archivo exportado.

El día que lo necesites, el archivo se importa en una colección nueva. Recuperarás tus objetos, sus campos y su orden. Las fotos habrá que volver a añadirlas, y la nueva colección seguirá siendo privada hasta que cada objeto tenga una.