Importar tu colección desde una hoja de cálculo Excel o CSV

La importación no lee tu archivo como lo lees tú. Lee una cuadrícula: una primera fila de encabezados y después una fila por objeto. Todo lo que se aparta de esa forma lo interpreta a su manera, y el momento más rápido para corregirlo es antes de importar.

La importación está disponible desde la cuenta gratuita, y se lanza desde el icono de Excel de la colección, pestaña Importar. Acepta archivos .xlsx, .xls y .csv, con un límite de 1000 filas por importación. Por encima, se rechaza el archivo entero, no solo las filas que sobran: divídelo e importa los trozos uno tras otro. Solo se lee la primera hoja de un libro. Si tu colección está repartida en varias pestañas, cada una tiene que convertirse en su propio archivo.

La primera fila debe contener los nombres de tus columnas, y nada más. Un título de tabla o una fila vacía encima de los encabezados lo desplaza todo: tu título se tomaría por un nombre de columna. Por la misma razón, borra las filas de totales al final de la tabla, que se convertirían en objetos. Las celdas combinadas solo conservan su contenido en la primera casilla: sepáralas y copia el valor en cada fila.

Prefiere el formato .xlsx al .csv cuando puedas elegir. Un CSV se lee en UTF-8, pero Excel suele guardar sus CSV con otra codificación, y los acentos llegan entonces estropeados. Si tienes que usar un CSV, elige «CSV UTF-8» al guardarlo.

Solo hay un campo obligatorio: el nombre. Una fila sin nombre se descarta, y todo lo demás es opcional. Tu hoja de cálculo no necesita estar completa para importarse.

El punto de partida más seguro es la plantilla de MyCataLog, que se descarga desde la pestaña de importación. Contiene exactamente las columnas de la categoría de tu colección, con nombres reconocidos de entrada, y algunas filas de ejemplo que muestran los valores esperados. Puedes pegar tus datos en ella columna por columna.

Si vienes de otra aplicación, exporta allí tu colección a Excel o CSV y después importa ese archivo. La exportación de Discogs, habitual entre coleccionistas de discos, se reconoce de entrada: título, artista, sello, formato, valoración, año de publicación, fecha de alta, estado del disco y notas encuentran cada uno su campo. Y un archivo exportado desde MyCataLog se vuelve a importar directamente, porque sus encabezados son los que la importación reconoce. La exportación tiene su propia guía: Exportar tu colección a Excel.

Una vez cargado el archivo, MyCataLog lee tus encabezados y propone para cada uno el campo correspondiente. La detección entiende el español, el francés y el inglés, y reconoce las variantes habituales: «Título», «Nombre» o «Name» van al nombre, «Precio», «Price» o «Prix» al precio de compra, «Estado», «Condición» o «État» al estado. No hace falta cambiar el nombre de tus columnas antes de importar.

Esa propuesta no deja de ser una propuesta. Revísala columna por columna, porque la detección trabaja con las palabras y no con el sentido. Una columna «Valor» se asociará al campo Valor, pensado para el valor facial de un billete o un sello, aunque en tu caso contenga una estimación de reventa. Una columna «Año» irá al campo Año si tu categoría lo tiene, cuando quizá la querías para la fecha de origen. Cada correspondencia se cambia en su menú desplegable, y «- Ignorar -» deja una columna fuera.

Esto es lo que propone la detección para una colección de billetes cuyos encabezados mezclan francés, inglés y español. «Valeur» (valor) y «Année» (año) caen exactamente en las trampas descritas arriba, y «Emplacement» (ubicación), que nada reconoce, se ignora.

Dos reglas enmarcan el proceso. Solo se proponen los campos de la categoría de la colección: una columna Artista no tiene destino en una colección de libros. Y un campo recibe una sola columna: si dos columnas apuntan al mismo campo, la segunda se descarta en lugar de sobrescribir la primera. Si quieres conservar una información que no tiene campo, júntala en la columna Descripción antes de importar.

El nombre es el único campo que exige este paso. Mientras no tenga una columna asignada, no puedes continuar.

El número de serie merece una atención especial. Si tu archivo los contiene, se conservan tal cual. Si no, o si algunas filas no lo tienen, MyCataLog los asigna a continuación del número más alto que ya exista en la colección.

El orden de tu archivo se conserva. Con el orden por defecto, la primera fila de la hoja de cálculo aparece al principio de la colección, y la última al final. Si llevas tu hoja de cálculo en el orden de tus estanterías, la colección también lo seguirá, y eso te servirá a la hora de las fotos.

Antes de crear nada, MyCataLog te muestra una vista previa de los primeros objetos tal como se guardarán, y después un resumen. Es el momento de entender qué hace la importación con tus valores, porque no se limita a copiarlos.

En los campos de opciones, traduce. La posesión, el estado y la rareza aceptan las etiquetas de la aplicación en español, francés e inglés, y muchas variantes: «sí», «deseo» o «futuro» para la posesión, «como nuevo», «buen estado», «usado» o los niveles de la escala de los discos, de M a P, para el estado, «ultra raro» o «exclusivo» para la rareza. Cuando un valor no se reconoce, depende del campo. Una posesión desconocida pasa a adquirido, una rareza desconocida pasa a común, una moneda desconocida pasa al euro: estos campos siempre tienen un valor en MyCataLog, así que la importación pone uno por defecto. Un estado o una fecha no reconocidos simplemente se dejan vacíos.

Las fechas se leen en formato día/mes/año, como 15/01/2024, o año-mes-día, como 2024-01-15. Una hora que siga a la fecha se ignora, y un año solo, como 1959, se guarda como 1 de enero. El formato estadounidense mes/día/año no está admitido, y el error no siempre se ve: 12/25/2024 se ignora, pero 01/02/2024 se convierte en el 1 de febrero en lugar del 2 de enero. Si tu archivo viene de un programa estadounidense, convierte la columna antes de importar.

La valoración se lee sobre 5 estrellas. Un 0 o una casilla vacía dejan el objeto sin valorar, los decimales se redondean y cualquier valor superior se rebaja al máximo. Es la trampa más habitual: muchos servicios puntúan sobre 10, y un archivo importado tal cual daría la valoración máxima a todo lo que te gusta. Divide la columna entre 2 en tu hoja de cálculo antes de importar.

El precio acepta tanto la coma como el punto, y reconoce una moneda escrita en la misma casilla, entre el euro, el dólar, la libra y el yen: «12,50 €», «30 USD» y «£8» se entienden. Sin moneda, el precio se guarda en euros.

Esto es lo que muestra la vista previa para una fila que acumula las dificultades: «wishlist» para la posesión, una rareza desconocida, una valoración sobre 10, una fecha en formato estadounidense y un precio en dólares.

Un detalle que conviene saber: la vista previa señala cada valor sustituido o ignorado, pero solo muestra los primeros objetos del archivo. Las filas siguientes reciben exactamente el mismo tratamiento, sin que aparezca nada. Un valor inusual en la fila 400 no se te señalará. Pon por tanto al principio del archivo algunas filas representativas de tus casos difíciles, o haz una primera prueba con un extracto en una colección de prueba.

El resumen, en cambio, abarca todo el archivo. Indica cuántos objetos se crearán y enumera las filas descartadas, con su motivo: un nombre vacío, un nombre demasiado largo o un nombre rechazado por la moderación. Ojo con la numeración: «Fila 1» designa tu primer objeto, es decir, la segunda fila de tu hoja de cálculo, justo debajo de los encabezados.

Por último, si la importación te hace superar el número de objetos que permite tu suscripción, el resumen te avisa. La importación se realiza igualmente, pero los objetos que sobran se pueden consultar sin poder modificarse, hasta que borres algunos o cambies de suscripción.

Las imágenes no se importan. Una hoja de cálculo solo contiene texto, y es la consecuencia que hay que prever antes de lanzar una importación de varios cientos de filas.

También explica una regla que sorprende: solo se puede importar en una colección privada. Una colección pública, o visible para tus amigos, debe tener una imagen para cada uno de sus objetos, y una importación traería decenas sin ninguna. Si tu colección ya está compartida, vuelve a ponerla en privado durante la importación y las fotos, o importa en una colección nueva.

Los objetos importados llevan la etiqueta «Objeto importado» Objeto importado en su formulario de edición, junto al campo de imágenes. A diferencia de un objeto creado a mano, se pueden modificar y guardar sin foto: puedes corregir una fecha o un precio sin tener que fotografiar antes el objeto. La etiqueta desaparece en cuanto añades una imagen.

Mientras un solo objeto de la colección no tenga imagen, la elección de visibilidad sigue bloqueada, y un contador indica cuántos objetos están afectados.

El método que mejor funciona es el de la estantería. Fotografía por tandas, en el orden en que tus objetos están colocados en casa, y sigue el mismo orden en la colección. Como la importación conservó el orden de tu archivo, una hoja de cálculo llevada en el orden de tus estanterías te da una colección en ese mismo orden, y el contador baja en cada sesión sin que tengas que buscar qué objeto falta.

Si nunca piensas hacer pública la colección, nada te obliga a fotografiarlo todo. Una colección privada sin imágenes sigue siendo totalmente utilizable: la búsqueda, los filtros, los órdenes y la edición múltiple funcionan con los datos importados. Las fotos solo se vuelven imprescindibles el día que quieras mostrar la colección, y las reglas de visibilidad se detallan en la guía Empezar tu primera colección.