Organizar una gran colección
¿Cientos de objetos, pronto miles? Divide en el momento adecuado, encuentra cualquier objeto, ordena para leer la colección de un vistazo y corrige cientos de fichas de una vez.
Cuando una colección se vuelve demasiado grande
Una colección no se vuelve grande de golpe. Un día te desplazas por la pantalla para encontrar un objeto que conoces de memoria, dudas antes de añadir uno nuevo por miedo a duplicarlo, y tus filtros ya no bastan para ver lo que te interesa. Es el momento de preguntarte si debe seguir así.
MyCataLog no tiene etiquetas, ni subcolecciones, ni carpetas: la colección es el único nivel de agrupación. Dividirla es, por tanto, la forma de ordenar, y tres criterios ayudan a decidir.
Primero, la categoría. Una colección tiene una sola categoría, y es ella la que decide los campos que se proponen para cada objeto. Discos y libros en la misma colección significa siempre campos que les faltan a unos o a otros.
Después, la visibilidad. Se ajusta por colección, y una colección solo puede hacerse pública si cada uno de sus objetos tiene una foto. Separar lo que quieres mostrar de lo que guardas para ti evita que un solo objeto sin foto bloquee todo lo demás.
Por último, el uso. Una serie que estás completando, una parte que piensas vender, objetos heredados que catalogas para el recuerdo: son formas distintas de mirar, y cada una gana con su propia vista.
La cuenta gratuita permite 2 colecciones, la suscripción Plus 8, y Premium no tiene límite. Dividir consume colecciones: piénsalo antes de partir una serie en diez.
Para dividir sin volver a configurarlo todo, usa «Nueva colección basada en esta» en el menú de la colección original. La nueva recupera la descripción, la categoría, los órdenes y los filtros, y su nombre viene rellenado con la mención «(copia)». Se crea vacía y privada. Después, mueve los objetos uno a uno con «Mover a…» , desde el menú de cada objeto. No existe el movimiento agrupado, una razón más para dividir pronto en lugar de con 1000 objetos.
Un objeto movido conserva su número si está libre en la colección de destino, y recibe uno nuevo si no. Puedes moverlo a una colección de otra categoría: MyCataLog te avisa, y los campos que no existen en la nueva categoría se ocultan, sin borrarse. Vuelven a aparecer si el objeto regresa. Por último, un objeto sin foto no puede unirse a una colección pública o solo para amigos.
Encontrar un objeto entre cientos
La barra de búsqueda es la forma más rápida de encontrar un objeto del que sabes algo. Busca el texto que escribes, sin distinguir mayúsculas, en el nombre, el número, la descripción, el precio y sobre todo en todos los campos propios de la categoría: el artista y el sello de un disco, el autor y la editorial de un libro, el personaje de una figura.
Tiene dos límites. No lee las etiquetas del estado ni de la rareza: para esos campos, usa los filtros. Y no se guarda: al volver a la colección, la barra está vacía.
Los filtros, en cambio, se guardan con la colección. Siete campos se pueden filtrar: la posesión, el estado, la rareza, la valoración, el precio de compra, la fecha de origen y la fecha de adquisición. Varios filtros se suman, y un objeto debe cumplirlos todos para seguir mostrándose: filtrar la rareza en Raro y el estado en Nuevo solo muestra los objetos a la vez raros y nuevos. En cambio, un campo solo admite un valor a la vez: no puedes mostrar juntos los objetos Raros y los Super raros.
El filtro de valoración también ofrece «Sin valorar», práctico para encontrar los objetos que aún no has valorado. Las fechas se filtran al día exacto. El precio de compra se filtra por el texto que contiene.
Los campos propios de la categoría no se pueden filtrar. Para dejar en pantalla solo los discos de un sello, usa la búsqueda escribiendo el nombre del sello.
La búsqueda y los filtros se suman. En cuanto uno de los dos está activo, el contador de la parte superior de la colección muestra el número de objetos mostrados sobre el total, así sabes de un vistazo lo que estás mirando. Si ya nada coincide, un botón «Restablecer los filtros» vuelve a mostrar la colección entera.
Un buen hábito en una gran colección: guarda en cada colección los filtros de la vista que consultas más a menudo, y deja la búsqueda para las preguntas puntuales. La vista guardada es la que te recibirá en cada visita.
Ordenar para leer la colección de un vistazo
Un orden no sirve solo para ordenar: bien elegido, responde a una pregunta sin tener que leer cada ficha. Los órdenes se aplican al número de serie, el nombre, la posesión, el estado, el precio de compra, la rareza, la valoración y las dos fechas. Se apilan con «Añadir orden», y su orden importa: el segundo solo desempata los objetos iguales en el primero. Cada nivel se invierte con un clic, y cada campo solo puede usarse una vez.
Sin orden, los objetos aparecen del más reciente al más antiguo. Tus órdenes, como tus filtros, se guardan con la colección.
Algunos comportamientos que conviene conocer para leer el resultado sin sorpresas. Un objeto sin valor en el campo ordenado se coloca al final de la lista, en un sentido y en otro: un orden por precio no mezcla los objetos sin precio con los demás. La valoración es la excepción: un objeto sin valorar cuenta como la valoración más baja, así que aparece primero en un orden ascendente. Los números se ordenan como números, 2 antes que 10, y no como texto. Los nombres se ordenan sin tener en cuenta mayúsculas ni acentos.
El orden por posesión está pensado para lo que te falta: en orden ascendente, los objetos «Sin posesión» aparecen primero, después los que esperas, después los que tienes. En orden descendente, tus objetos en posesión pasan delante.
Tres recetas que funcionan en una gran colección. Para un inventario legible, ordena por posesión descendente y después por nombre. Para ver lo que te queda por buscar, filtra la posesión en «Sin posesión» y ordena por rareza descendente: las piezas más difíciles de encontrar suben. Para localizar las fichas por completar, ordena por valoración ascendente: los objetos sin valorar aparecen primero.
Los campos propios de la categoría, como el artista o el autor, no se pueden ordenar. Si quieres clasificar por artista, la solución es llevar la información a un campo ordenable, o hacer una colección por artista.
Corregir cientos de objetos de una vez
En una gran colección, el método cambia por el camino. Decides valorar tus objetos después de haber registrado 300, cambias de moneda, quieres marcar toda una serie como restaurada. Abrir cada ficha no es una opción: para eso está la edición múltiple .
Se abre desde el menú de un objeto, con un clic derecho, una pulsación larga o, en Mac, el botón «Acciones del objeto» que aparece al pasar sobre la tarjeta, y se aplica a todos los objetos mostrados. No hay casillas que marcar: son la búsqueda y los filtros los que delimitan el objetivo. Para editar una serie, muestra primero exactamente esa serie, comprueba el contador y después abre la edición múltiple. Hacen falta al menos 2 objetos en pantalla.
Este menú reúne todas las acciones sobre un objeto: editarlo, iniciar la edición múltiple, duplicarlo, moverlo a otra colección o borrarlo.
Se pueden editar varios campos a la vez, incluidos los de la categoría, cada uno en su línea. Un botón «Vaciar» borra un campo en todos los objetos afectados, salvo el nombre y la moneda, que no pueden quedar vacíos. La ventana de confirmación recuerda los campos afectados y el número exacto de objetos, y después aplica.
La edición múltiple es irreversible. A diferencia de un borrado, no pasa por la papelera: los valores anteriores no se guardan en ningún sitio. Antes de una edición importante, una copia de la colección te deja constancia. A partir de la suscripción Plus, la exportación a Excel la genera en unos segundos, y la guía Exportar tu colección a Excel explica cómo elegir una copia completa en lugar de un extracto.
Los objetos bloqueados porque superan el límite de tu plan nunca se editan, aunque tus filtros los incluyan. El mensaje final te indica cuántos objetos se han editado realmente.
Las colecciones también se editan en bloque, desde la lista de tus colecciones y con el mismo menú: el nombre, la descripción y la categoría. La visibilidad, en cambio, se ajusta colección por colección, ya que depende de las fotos de cada una. Cambiar la categoría de varias colecciones no borra ningún campo de sus objetos: los de la categoría anterior simplemente se ocultan.
Los límites que conviene conocer antes de necesitarlos
Conviene conocer los límites de tu plan antes de alcanzarlos, sobre todo en una colección que crece rápido a base de importaciones.
El límite de objetos se aplica a toda la cuenta, no a cada colección: 200 objetos con la cuenta gratuita, 2000 objetos con la suscripción Plus, sin límite con Premium. Cuando se alcanza, ya no puedes crear ni duplicar objetos. La importación, en cambio, no se bloquea: los objetos que sobran se importan, pero bloqueados.
Un objeto bloqueado sigue visible, pero difuminado, y ya no se abre. Queda excluido de la edición múltiple y de la exportación. Siempre se bloquean los objetos más recientes: si tu plan baja, tus primeros objetos siguen accesibles y los últimos añadidos quedan por encima del límite. Borrar objetos o cambiar de plan los libera, sin perder nada.
El almacenamiento de las fotos tiene su propio límite. Si se supera, no se borra nada: las fotos más recientes por encima del límite se sustituyen en pantalla por un candado , hasta que liberes espacio o añadas almacenamiento.
Un objeto borrado va a la papelera de tu cuenta, con un botón para deshacer justo después del borrado. Borrar una colección envía también allí todos sus objetos. Una restauración devuelve el objeto a su sitio, pero antes comprueba que tu plan todavía tiene espacio para él.
Un último punto, más práctico que contractual: una colección se abre cargando todos sus objetos, y después los muestra a medida que te desplazas. Cuantos más objetos tiene, más lenta es su apertura. Es una razón más, junto a las de la primera sección, para dividir una colección cuando se convierte en un cajón de sastre en lugar de esperar a que se vuelva lenta.