Exporter sa collection vers Excel

L'export transforme une collection en tableur Excel : une ligne par objet, une colonne par champ. Il est inclus à partir de l'abonnement Plus, et se lance depuis l'icône Excel de la collection, onglet Exporter.

Certaines colonnes sont toujours présentes : le nom, le numéro de série, la description, la possession et la rareté. Les autres n'apparaissent que si au moins un objet de la collection les renseigne. Une collection dont aucun objet n'a de prix d'achat n'aura pas de colonne Prix, et une collection de vinyles où vous avez rempli l'artiste et le label aura ces 2 colonnes, sans les dizaines de champs vides des autres catégories. Le fichier ressemble donc à votre manière de cataloguer, pas au formulaire complet.

Les valeurs sont écrites en clair, dans la langue du site au moment de l'export : « Acquis » plutôt qu'un code, « Peu utilisé » pour l'état, « Super rare » pour la rareté. La note est un simple chiffre, sans étoiles. Les dates sont au format jour/mois/année, et le prix d'achat est suivi de sa devise dans la même case, comme « 12.50 € ».

Ce dernier choix a une conséquence à connaître si vous comptez faire des calculs. Une date ou un prix écrits ainsi sont du texte pour Excel, pas des nombres : une somme sur la colonne Prix donnera 0, et un tri sur une colonne de dates les rangera par ordre alphabétique, le 2 mars avant le 15 janvier. Pour calculer, convertissez d'abord la colonne, par exemple en remplaçant « € » par rien puis en la passant au format nombre.

Le fichier ne contient pas les images. Un tableur ne sait pas les porter de façon utilisable, et vos photos restent dans MyCataLog, conservées telles que vous les avez envoyées.

Le fichier se réimporte tel quel, puisque ses en-têtes et ses valeurs sont exactement ceux que l'import reconnaît. C'est ce qui permet de reprendre une collection dans une nouvelle, ou de corriger une colonne entière dans Excel avant de la réimporter. Le détail est dans le guide Importer sa collection depuis un tableur Excel ou CSV.

Au moment d'exporter, plusieurs options vous sont proposées : avec les filtres et le tri appliqués, avec les filtres uniquement, avec le tri uniquement, ou la collection complète, sans filtre ni tri. La première est cochée par défaut.

Les filtres repris sont ceux que vous avez enregistrés sur la collection : possession, état, rareté, note, prix d'achat, dates. C'est ce qui fait de l'export un outil de sélection, et pas seulement de sauvegarde. Filtrez la possession sur « Bientôt en possession » et vous obtenez votre liste de commandes en cours, à envoyer ou à imprimer. Filtrez sur l'état « Abîmé » et vous avez la liste des objets à faire restaurer. Filtrez sur une rareté et vous obtenez un inventaire de vos pièces les plus précieuses, sans le reste.

Le tri suit le même principe, et les tris empilés sont respectés dans leur ordre : un tri par rareté décroissante puis par note produit un fichier rangé exactement de la même façon à l'écran et dans Excel. Sans tri, les objets sortent du plus récent au plus ancien.

Un réglage n'est pas repris : la barre de recherche. Si vous avez tapé un mot pour retrouver un objet, l'export l'ignore et exporte selon vos filtres seuls. Pour isoler une série d'objets dans un fichier, passez par un filtre plutôt que par la recherche.

Réfléchissez aussi à ce que vous voulez garder avant de choisir. Un export filtré est un extrait : il est parfait pour une liste à partager, mais il ne remplace pas une copie complète. Si votre but est de conserver votre travail, choisissez la collection complète, sans filtre ni tri, pour ne rien laisser de côté par inadvertance.

Enfin, l'export porte sur une collection à la fois. Si vous en avez plusieurs, chacune produit son propre fichier.

Le jour où vous devez déclarer un sinistre, on vous demandera de montrer ce que vous possédiez et ce que cela valait. C'est précisément le moment où l'on regrette de ne pas avoir fait la liste, et l'export vous en donne une base solide en quelques secondes. Encore faut-il savoir ce qu'il contient et ce qu'il ne contient pas.

Ce qu'il apporte : le nom de chaque objet, sa description, son numéro de série, son état, sa date d'acquisition et son prix d'achat avec sa devise. Ce sont les éléments qui prouvent qu'un objet existe et qu'il vous appartient, et c'est ce qu'il y a de plus pénible à reconstituer de mémoire après coup.

Ce qu'il n'apporte pas, et qu'il faut compléter vous-même. D'abord les photos, qui ne sont pas dans le fichier : elles restent dans MyCataLog, et c'est souvent elles qui convainquent. Ensuite la valeur actuelle. Le fichier donne le prix d'achat, qui n'est pas la valeur de remplacement : un vinyle acheté 15 € il y a 20 ans peut valoir bien plus aujourd'hui, et une figurine achetée au prix fort bien moins. Ajoutez une colonne de valeur estimée dans le tableur exporté, en notant d'où vient chaque estimation.

Pour un inventaire d'assurance, filtrez d'abord sur les objets que vous possédez réellement. Le champ Possession sert aussi à tenir une liste de souhaits et un suivi de commandes : un objet « Pas en possession » n'a rien à faire dans une déclaration. Filtrez sur « En possession », exportez avec ce filtre, puis triez par prix d'achat décroissant pour que les objets qui comptent le plus soient en tête de liste.

Pensez à la date. Un inventaire n'a de valeur qu'à la date où il a été fait. Le fichier porte déjà la date du jour dans son nom : refaites l'export après chaque série d'acquisitions importantes plutôt qu'une fois pour toutes.

Enfin, cet inventaire ne remplace pas les conditions de votre contrat. Les objets de collection relèvent parfois de garanties particulières, avec leurs propres plafonds et justificatifs. Le fichier vous donne la liste, c'est à votre assureur de vous dire ce qu'il en attend.

Votre catalogue représente des heures de saisie. L'export est le moyen d'en garder une copie ailleurs que dans l'application, sous un format que n'importe quel tableur ouvrira encore dans des années.

Le moment de l'exporter n'est pas « un jour ». C'est après une grosse séance de saisie, après un import, ou avant une modification multiple que vous n'êtes pas certain de vouloir garder. La modification multiple est irréversible : un export juste avant vous laisse au moins la trace des valeurs d'origine.

Le fichier téléchargé porte le nom de la collection et la date du jour, suivis du réglage appliqué : « Vinyles jazz - 2026-10-09 - (filtré).xlsx ». La date est écrite année, mois, jour, si bien qu'un dossier trié par nom range vos exports du plus ancien au plus récent. La mention entre parenthèses compte autant : un fichier marqué « filtré » est un extrait, et seul un fichier sans mention contient toute la collection. Rangez ces fichiers dans un dossier sauvegardé ou synchronisé, et gardez-en plusieurs générations plutôt que d'écraser le précédent.

Un détail sur les quotas. Si votre abonnement a changé et que certains objets dépassent la limite de votre formule actuelle, ces objets sont exclus de l'export, comme ils sont verrouillés à l'écran. Un tableur ne sait pas montrer un objet verrouillé : son absence y serait invisible. MyCataLog vous prévient donc avant de générer le fichier, en indiquant combien d'objets en seront absents, et vous choisissez d'exporter quand même ou non.

Reste la question des photos, que le fichier ne contient pas. Une copie complète de votre travail, c'est le tableur pour les données, et vos photos d'origine pour les images. Si vous les prenez avec votre téléphone, gardez-les aussi dans votre propre bibliothèque de photos, à côté du fichier exporté.

Le jour où vous en aurez besoin, le fichier se réimporte dans une nouvelle collection. Vous retrouverez vos objets, leurs champs et leur ordre. Les photos, elles, seront à rajouter, et la nouvelle collection restera privée jusqu'à ce que chaque objet en ait une.