Importer sa collection depuis un tableur Excel ou CSV

L'import ne lit pas votre fichier comme vous le lisez. Il lit une grille : une première ligne d'en-têtes, puis une ligne par objet. Tout ce qui s'écarte de cette forme, il l'interprète à sa manière, et c'est avant l'import qu'on le corrige le plus vite.

L'import est disponible dès le compte gratuit, et se lance depuis l'icône Excel de la collection, onglet Importer. Il accepte les fichiers .xlsx, .xls et .csv, dans la limite de 1000 lignes par import. Au-delà, c'est le fichier entier qui est refusé, pas seulement les lignes en trop : découpez-le et importez les morceaux l'un après l'autre. Seule la première feuille d'un classeur est lue. Si votre collection est répartie sur plusieurs onglets, chacun doit devenir son propre fichier.

La première ligne doit contenir les noms de vos colonnes, et rien d'autre. Un titre de tableau ou une ligne vide au-dessus des en-têtes décale tout : votre titre serait pris pour un nom de colonne. Pour la même raison, supprimez les lignes de total en bas du tableau, qui deviendraient des objets. Les cellules fusionnées ne gardent leur contenu que dans la première case : défusionnez-les et recopiez la valeur sur chaque ligne.

Préférez le format .xlsx au .csv quand vous avez le choix. Un CSV est lu en UTF-8, or Excel enregistre souvent ses CSV dans un autre encodage, et les accents arrivent alors abîmés. Si vous devez passer par un CSV, choisissez « CSV UTF-8 » au moment de l'enregistrer.

Un seul champ est obligatoire : le nom. Une ligne sans nom est écartée, et tout le reste est facultatif. Votre tableur n'a donc pas besoin d'être complet pour être importé.

Le point de départ le plus sûr est le modèle MyCataLog, à télécharger depuis l'onglet d'import. Il contient exactement les colonnes de la catégorie de votre collection, avec des noms reconnus d'office, et quelques lignes d'exemple qui montrent les valeurs attendues. Vous pouvez y coller vos données colonne par colonne.

Si vous venez d'une autre application, exportez-y votre collection en Excel ou en CSV, puis importez ce fichier. L'export de Discogs, courant chez les collectionneurs de disques, est reconnu d'office : titre, artiste, label, format, note, année de sortie, date d'ajout, état du disque et notes trouvent chacun leur champ. Et un fichier exporté depuis MyCataLog se réimporte directement, puisque ses en-têtes sont ceux que l'import reconnaît. L'export a son propre guide : Exporter sa collection vers Excel.

Une fois le fichier chargé, MyCataLog lit vos en-têtes et propose pour chacun le champ correspondant. La détection comprend le français, l'anglais et l'espagnol, et repère les variantes courantes : « Titre », « Name » ou « Nombre » vont au nom, « Prix », « Price » ou « Coût » au prix d'achat, « État », « Condition » ou « Estado » à l'état. Inutile de renommer vos colonnes avant l'import.

Cette proposition reste une proposition. Relisez-la colonne par colonne, parce que la détection travaille sur les mots et non sur le sens. Une colonne « Valeur » sera rapprochée du champ Valeur, pensé pour la valeur faciale d'un billet ou d'un timbre, même si elle contient chez vous une estimation de revente. Une colonne « Année » ira vers le champ Année si votre catégorie en a un, alors que vous la destiniez peut-être à la date d'origine. Chaque correspondance se change dans son menu déroulant, et « - Ignorer - » laisse une colonne de côté.

Voici ce que propose la détection pour une collection de billets dont les en-têtes mêlent le français, l'anglais et l'espagnol. « Valeur » et « Année » y tombent exactement dans les pièges décrits ci-dessus, et « Emplacement », que rien ne reconnaît, est ignoré.

Deux règles encadrent l'exercice. Seuls les champs de la catégorie de la collection sont proposés : une colonne Artiste n'a pas de destination dans une collection de livres. Et un champ ne reçoit qu'une seule colonne : si deux colonnes visent le même champ, la seconde est écartée plutôt que d'écraser la première. Si vous tenez à conserver une information qui n'a pas de champ, regroupez-la dans la colonne Description avant l'import.

Le nom est le seul champ que cette étape exige. Tant qu'aucune colonne ne lui est attribuée, vous ne pouvez pas passer à la suite.

Le numéro de série mérite une attention particulière. Si votre fichier en contient, ils sont repris tels quels. S'il n'en contient pas, ou si certaines lignes n'en ont pas, MyCataLog les attribue à la suite du plus grand numéro déjà présent dans la collection.

L'ordre de votre fichier est conservé. Avec le tri par défaut, la première ligne du tableur apparaît en tête de la collection, et la dernière en bas. Si vous tenez votre tableur dans l'ordre de vos étagères, la collection le sera aussi, ce qui servira au moment des photos.

Avant de créer quoi que ce soit, MyCataLog vous montre un aperçu des premiers objets tels qu'ils seront enregistrés, puis un récapitulatif. C'est le moment de comprendre ce que l'import fait de vos valeurs, parce qu'il ne se contente pas de les recopier.

Pour les champs à choix, il traduit. La possession, l'état et la rareté acceptent les libellés de l'application en français, en anglais et en espagnol, et de nombreuses variantes : « oui », « wishlist » ou « à venir » pour la possession, « mint », « bon état », « occasion » ou les crans de la grille des disquaires, de M à P, pour l'état, « très rare » ou « exclusif » pour la rareté. Quand une valeur n'est pas reconnue, tout dépend du champ. Une possession inconnue devient Acquis, une rareté inconnue devient Commun, une devise inconnue devient l'euro : ces champs ont toujours une valeur dans MyCataLog, l'import en pose donc une par défaut. Un état ou une date non reconnus sont simplement laissés vides.

Les dates se lisent au format jour/mois/année, comme 15/01/2024, ou année-mois-jour, comme 2024-01-15. Une heure qui suit la date est ignorée, et une année seule, comme 1959, est enregistrée au 1er janvier. Le format américain mois/jour/année n'est pas pris en charge, et l'erreur n'est pas toujours visible : 12/25/2024 est ignorée, mais 01/02/2024 devient le 1er février au lieu du 2 janvier. Si votre fichier vient d'un logiciel américain, convertissez la colonne avant l'import.

La note se lit sur 5 étoiles. Un 0 ou une case vide laissent l'objet non noté, les décimales sont arrondies, et toute valeur supérieure est ramenée au maximum. C'est le piège le plus courant : beaucoup de services notent sur 10, et un fichier importé tel quel donnerait la note maximale à tout ce que vous aimez. Divisez la colonne par 2 dans votre tableur avant l'import.

Le prix accepte la virgule comme le point, et reconnaît une devise écrite dans la même case, parmi l'euro, le dollar, la livre et le yen : « 12,50 € », « 30 USD » et « £8 » sont compris. Sans devise, le prix est enregistré en euros.

Voici ce que montre l'aperçu pour une ligne qui cumule les difficultés : « wishlist » pour la possession, une rareté inconnue, une note sur 10, une date au format américain et un prix en dollars.

Un point à connaître : l'aperçu signale chaque valeur remplacée ou ignorée, mais il ne montre que les premiers objets du fichier. Les lignes suivantes reçoivent exactement le même traitement, sans que rien ne s'affiche. Une valeur inhabituelle à la ligne 400 ne vous sera pas signalée. Placez donc en tête de fichier quelques lignes représentatives de vos cas difficiles, ou faites un premier essai avec un extrait dans une collection de test.

Le récapitulatif, lui, porte sur tout le fichier. Il indique combien d'objets seront créés et liste les lignes écartées, avec leur raison : un nom vide, un nom trop long, ou un nom refusé par la modération. Attention à la numérotation : « Ligne 1 » désigne votre premier objet, c'est-à-dire la deuxième ligne de votre tableur, juste sous les en-têtes.

Enfin, si l'import vous fait dépasser le nombre d'objets prévu par votre abonnement, le récapitulatif vous prévient. L'import a quand même lieu, mais les objets en excès restent consultables sans être modifiables, jusqu'à ce que vous en supprimiez ou que vous changiez d'abonnement.

Les images ne s'importent pas. Un tableur ne contient que du texte, et c'est la conséquence à anticiper avant de lancer un import de plusieurs centaines de lignes.

C'est aussi ce qui explique une règle qui surprend : l'import n'est possible que dans une collection privée. Une collection publique, ou visible par vos amis, doit avoir une image pour chacun de ses objets, et un import en apporterait des dizaines sans aucune. Si votre collection est déjà partagée, repassez-la en privé le temps de l'import et des photos, ou importez dans une nouvelle collection.

Les objets importés portent la mention « Objet importé » Objet importé dans leur formulaire de modification, à côté du champ des images. Contrairement à un objet créé à la main, ils peuvent être modifiés et enregistrés sans photo : vous pouvez corriger une date ou un prix sans devoir d'abord photographier l'objet. La mention disparaît dès que vous ajoutez une image.

Tant qu'un seul objet de la collection n'a pas d'image, le choix de visibilité reste verrouillé, et un compteur indique combien d'objets sont concernés.

La méthode qui fonctionne le mieux est celle de l'étagère. Photographiez par lots, dans l'ordre où les objets sont rangés chez vous, et suivez le même ordre dans la collection. Puisque l'import a conservé l'ordre de votre fichier, un tableur tenu dans l'ordre de vos étagères vous donne une collection dans le même ordre, et le compteur descend à chaque séance sans que vous ayez à chercher quel objet il reste.

Si vous ne comptez jamais rendre la collection publique, rien ne vous oblige à tout photographier. Une collection privée sans images reste entièrement utilisable : la recherche, les filtres, les tris et la modification multiple fonctionnent sur les données importées. Les photos ne deviennent indispensables que le jour où vous voulez montrer la collection, et les règles de visibilité sont détaillées dans le guide Démarrer sa première collection.