Organiser une grande collection

Une collection ne devient pas grande d'un coup. Un jour, vous faites défiler l'écran pour retrouver un objet que vous connaissez par cœur, vous hésitez avant d'en ajouter un nouveau de peur du doublon, et vos filtres ne suffisent plus à voir ce qui vous intéresse. C'est le moment de se demander si elle doit le rester.

MyCataLog n'a ni étiquettes, ni sous-collections, ni dossiers : la collection est le seul niveau de regroupement. La scinder est donc la façon de ranger, et trois critères aident à décider.

La catégorie, d'abord. Une collection porte une seule catégorie, et c'est elle qui décide des champs proposés pour chaque objet. Des disques et des livres dans la même collection, c'est forcément des champs qui manquent aux uns ou aux autres.

La visibilité, ensuite. Elle se règle par collection, et une collection ne peut devenir publique que si chacun de ses objets a une photo. Séparer ce que vous voulez montrer de ce que vous gardez pour vous évite qu'un seul objet sans photo bloque tout le reste.

L'usage, enfin. Une série que vous complétez activement, une partie que vous comptez revendre, des objets hérités que vous cataloguez pour mémoire : ce sont des façons différentes de regarder, qui gagnent à avoir chacune leur vue.

Le compte gratuit permet 2 collections, l'abonnement Plus 8, et Premium n'a pas de limite. Scinder consomme des collections : mieux vaut y penser avant de découper une série en dix.

Pour scinder sans tout reconfigurer, utilisez « Nouvelle collection à partir de celle-ci » dans le menu de la collection d'origine. La nouvelle reprend la description, la catégorie, les tris et les filtres, et son nom est pré-rempli avec la mention « (copie) ». Elle est créée vide et privée. Déplacez ensuite les objets un par un avec « Déplacer vers… » , depuis le menu de chaque objet. Il n'existe pas de déplacement groupé, ce qui est une raison de plus de scinder tôt plutôt qu'à 1000 objets.

Un objet déplacé garde son numéro s'il est libre dans la collection d'arrivée, et en reçoit un nouveau sinon. Vous pouvez le déplacer vers une collection d'une autre catégorie : MyCataLog vous prévient, et les champs qui n'existent pas dans la nouvelle catégorie sont masqués, sans être effacés. Ils réapparaissent si l'objet revient. Enfin, un objet sans photo ne peut pas rejoindre une collection publique ou réservée aux amis.

La barre de recherche est le moyen le plus rapide de retrouver un objet dont vous connaissez quelque chose. Elle cherche le texte tapé, sans tenir compte des majuscules, dans le nom, le numéro, la description, le prix et surtout dans tous les champs propres à la catégorie : l'artiste et le label d'un disque, l'auteur et l'éditeur d'un livre, le personnage d'une figurine.

Elle a deux limites. Elle ne lit pas les libellés de l'état ni de la rareté : pour ces champs, passez par les filtres. Et elle n'est pas enregistrée : en revenant sur la collection, la barre est vide.

Les filtres, eux, sont enregistrés avec la collection. Sept champs sont filtrables : la possession, l'état, la rareté, la note, le prix d'achat, la date d'origine et la date d'acquisition. Plusieurs filtres se cumulent, et un objet doit les satisfaire tous pour rester affiché : filtrer la rareté sur Rare et l'état sur Neuf ne montre que les objets à la fois rares et neufs. En revanche, un champ ne prend qu'une valeur à la fois : on ne peut pas afficher en même temps les objets Rares et les Super rares.

Le filtre sur la note propose aussi « Non noté », pratique pour retrouver les objets que vous n'avez pas encore évalués. Les dates se filtrent au jour près. Le prix d'achat se filtre par le texte qu'il contient.

Les champs propres à la catégorie ne sont pas filtrables. Pour ne garder à l'écran que les disques d'un label, c'est donc la recherche qu'il faut utiliser, en tapant le nom du label.

La recherche et les filtres s'additionnent. Dès que l'un des deux est actif, le compteur en haut de la collection affiche le nombre d'objets affichés sur le total, ce qui permet de savoir d'un coup d'œil ce que vous regardez. Si plus rien ne correspond, un bouton « Réinitialiser les filtres » remet la collection entière à l'écran.

Une bonne habitude sur une grande collection : enregistrez sur chaque collection les filtres de la vue que vous consultez le plus souvent, et gardez la recherche pour les questions ponctuelles. C'est la vue enregistrée qui vous accueillera à chaque visite.

Un tri ne sert pas seulement à ranger : bien choisi, il répond à une question sans avoir à lire chaque fiche. Les tris portent sur le numéro de série, le nom, la possession, l'état, le prix d'achat, la rareté, la note et les deux dates. Ils s'empilent avec « Ajouter un tri », et leur ordre compte : le second ne départage que les objets à égalité sur le premier. Chaque niveau s'inverse d'un clic, et chaque champ ne peut servir qu'une fois.

Sans tri, les objets apparaissent du plus récent au plus ancien. Vos tris, comme vos filtres, sont enregistrés avec la collection.

Quelques comportements à connaître pour lire le résultat sans surprise. Un objet sans valeur pour le champ trié se place en fin de liste, dans un sens comme dans l'autre : un tri par prix ne mélange pas les objets sans prix aux autres. La note fait exception : un objet non noté compte comme la note la plus basse, il arrive donc en tête d'un tri croissant. Les numéros se trient comme des nombres, 2 avant 10, et non comme du texte. Les noms sont triés sans tenir compte des majuscules ni des accents.

Le tri par possession est pensé pour les manques : dans l'ordre croissant, les objets « Pas en possession » arrivent en premier, puis ceux que vous attendez, puis ceux que vous avez. Dans l'ordre décroissant, vos objets en possession passent devant.

Trois recettes qui fonctionnent sur une grande collection. Pour un inventaire lisible, triez par possession décroissante puis par nom. Pour voir ce qu'il vous reste à chercher, filtrez la possession sur « Pas en possession », puis triez par rareté décroissante : les pièces les plus difficiles à trouver remontent. Pour repérer les fiches à compléter, triez par note croissante : les objets non notés arrivent en tête.

Les champs propres à la catégorie, comme l'artiste ou l'auteur, ne sont pas triables. Si vous voulez classer par artiste, la solution est de reporter l'information dans un champ triable, ou de faire une collection par artiste.

Sur une grande collection, la méthode change en route. Vous décidez de noter vos objets après en avoir saisi 300, vous changez de devise, vous voulez marquer toute une série comme restaurée. Ouvrir chaque fiche n'est pas une option : c'est le rôle de la modification multiple .

Elle s'ouvre depuis le menu d'un objet, par un clic droit, un appui long ou, sur Mac, le bouton « Actions de l'objet » qui apparaît au survol de la carte, et s'applique à tous les objets affichés. Il n'y a pas de cases à cocher : ce sont la recherche et les filtres qui délimitent la cible. Pour modifier une série, affichez d'abord exactement cette série, vérifiez le compteur, puis ouvrez la modification multiple. Il faut au moins 2 objets à l'écran.

Ce menu rassemble toutes les actions sur un objet : le modifier, lancer la modification multiple, le dupliquer, le déplacer vers une autre collection ou le supprimer.

Plusieurs champs se modifient d'un coup, y compris ceux de la catégorie, chacun sur sa ligne. Un bouton « Vider » efface un champ sur tous les objets visés, sauf le nom et la devise, qui ne peuvent pas rester vides. La fenêtre de confirmation rappelle les champs concernés et le nombre exact d'objets, puis applique.

La modification multiple est irréversible. Contrairement à une suppression, elle ne passe pas par la corbeille : les anciennes valeurs ne sont conservées nulle part. Avant une modification importante, une copie de la collection vous laisse une trace. À partir de l'abonnement Plus, l'export Excel la produit en quelques secondes, et le guide Exporter sa collection vers Excel explique comment choisir une copie complète plutôt qu'un extrait.

Les objets verrouillés parce qu'ils dépassent la limite de votre formule ne sont jamais modifiés, même s'ils sont visés par vos filtres. Le message final vous indique combien d'objets ont réellement été modifiés.

Les collections se modifient aussi en masse, depuis la liste de vos collections et par le même menu : le nom, la description et la catégorie. La visibilité, elle, se règle collection par collection, puisqu'elle dépend des photos de chacune. Changer la catégorie de plusieurs collections ne supprime aucun champ de leurs objets : ceux de l'ancienne catégorie sont simplement masqués.

Mieux vaut connaître les limites de sa formule avant de les atteindre, surtout sur une collection qui grandit vite par import.

La limite d'objets porte sur tout le compte, pas sur chaque collection : 200 objets avec le compte gratuit, 2000 objets avec l'abonnement Plus, sans limite avec Premium. Quand elle est atteinte, il devient impossible de créer ou de dupliquer un objet. L'import, lui, n'est pas bloqué : les objets en trop sont importés, mais verrouillés.

Un objet verrouillé reste visible, mais flouté, et il ne s'ouvre plus. Il est exclu de la modification multiple et de l'export. Ce sont toujours les objets les plus récents qui sont verrouillés : si votre formule baisse, vos premiers objets restent accessibles et les derniers ajoutés passent au-delà de la limite. Supprimer des objets ou changer de formule les libère, sans rien perdre.

Le stockage des photos a sa propre limite. Si elle est dépassée, rien n'est supprimé : les photos les plus récentes au-delà de la limite sont remplacées à l'écran par un cadenas , jusqu'à ce que vous libériez de la place ou que vous ajoutiez du stockage.

Un objet supprimé part dans la corbeille de votre compte, avec un bouton pour annuler juste après la suppression. Supprimer une collection y envoie aussi tous ses objets. Une restauration remet l'objet à sa place, mais elle vérifie d'abord que vous avez encore la place de le reprendre dans votre formule.

Un dernier point, plus pratique que contractuel : une collection s'ouvre en chargeant tous ses objets, puis les affiche au fil du défilement. Plus elle compte d'objets, plus son ouverture est lente. C'est une raison de plus, avec celles de la première section, de scinder une collection quand elle devient un fourre-tout plutôt que d'attendre qu'elle devienne lente.